デザインねこ

現役グラフィックデザイナーがお届けするデザインの時短ネタや参考ネタ、HOW TOなどのお役立ち情報から、ハンドメイド、インテリアや暮らし、ネコとの生活など様々なジャンルの記事を2人と1匹でお届けする(デザインよりの)雑記ブログ。

仕事は誰かに引き継ぐつもりで手順をまとめておくと、覚えておかなくてよくなるよ!

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こんにちは、今日もよろしくお願いします、デザインねこです。(@toranekodes)

こちらの記事でもまとめましたが、私は本業ではメーカーでグラフィックやWEB系のインハウスデザイナーをしており、かなり手広く仕事をさせていただいています。業務の幅が広がること自体はスキルの幅が広がるという面でいいのですが、それによる弊害として、仕事の幅が多いぶん、普段はあまりやらない業務に関する細かな操作やオペレーションを久しぶりにやる際に忘れてしまっており思い出す、調べ直すという作業に時間が取られてしまうという問題があります。 そのため、必要に迫られ、再び調べ直して作業に取り組むということが発生しますが、この作業が意外と時間を持っていかれムダなんです。楽天やアマゾン、ホームページの登録作業などは常日頃からやる作業ではないので覚えていられないんですよね。スプレッドシートの関数を使ったり、正規表現を使ったり、スクレイピングしたり、、、という時短のためのオペレーションやそれぞれのサイトの使い方、使ってるアプリケーションの操作方法などについては、普段はデザインが中心の業務のためあまりやる機会がなくすぐ忘れてしまいます。これがIllustratorのように毎日使っているものであれば忘れることはないんですが、時々となるとなかなか覚えておくことがないんですよね。今回はそんな覚えておくほどではないけど、忘れていると次やる時には苦労するという業務について心構えや使い方やハウツーを記録する方法をご紹介していきます。

仕事は誰かに引き継ぐつもりでまとめる

仕事ができる人は自分じゃない人でもその仕事をできるようにシステム化しておくといいますが、後にまた自分がやる場合でもかなり事細かくまとめておくと次回の作業がラクです。先ほど書いたとおり普段やらないことって忘れてしまうんですよね。さらにそれを調べ直すのはかなりの時間の無駄になってしまいます。そのためなるべく「思いだす」という工程が発生しないように、詳細まで細かくまとめておくことをオススメしています。まとめる内容のレベルはイメージとして、その仕事を他の誰かに引き継ぐレベル。まで。具体的に僕の場合は紙に手順をまとめ、その紙に沿って作業すれば作業が完了するレベルまで詳細にまとめます。意識しているのは、その作業をする際に再度調べなくていいという水準まで詳しくまとめること。こうすることで、もう一度調べる手間や時間をカットできます。また、紙にまとめるだけでは理解が難しい操作は画面を録画しておき、併せて確認します。このように具体的にまとめておくメリットとしては、その仕事を実際に引き継ぐ際も楽になるということが挙げられます。

仕事をまとめる方法

紙にまとめる

書類のまとめ方は至ってシンプル。初見でもわかるように、考えなくていいように詳細にまとめていきます。真っさらな状態でチェックしてわかりにくいところがないかチェックします。

画面を録画して操作をまとめる

画面の録画はMacに標準でインストールされているQuick Time Playerというアプリケーションをつかいます。使い方は単純でファイルメニューの「新規画面録画」をするだけ。録画ボタンを止めるまでの操作がムービーの形式であるmov形式で保存されます。こちらで作ったデータも書類と一緒にまとめておくと管理も楽にできますね。

1. Quick Time Playerを選ぶ



2. 新規画面収録をクリック!



3. こんなのがでてくるので赤い録画ボタンをクリックすると録画が開始されます。全画面でもウィンドウを選んでの収録も可能です。



www.youtube.com

Quick Time Playerはデフォルトで入っているソフトなのでMACユーザーなら誰でも使うことができます。


まとめ

今回は複雑な仕事は「引き継ぎをするように、仕事の手順をまとめよう」という内容でした。これはインハウスで仕事をはじめてから幅が広くなって、必要に迫られて始めた感じですが、わりと重宝しています。まあ制作会社の時はデザイン業メインだったので、ここまでまとめる必要もなかったんですが、今は後ほどの引き継ぎなどを考えてみてもそうもいきません。まあ、これも仕事の振り幅が広いインハウスデザイナーならではかもしれません。では、本日はこのあたりで。