デザインねこ

現役グラフィックデザイナーがお届けするデザインの時短ネタや参考ネタ、HOW TOなどのお役立ち情報から、ハンドメイド、インテリアや暮らし、ネコとの生活など様々なジャンルの記事を2人と1匹でお届けする(デザインよりの)雑記ブログ。

いつもメモを失くしてしまう人に。ペーパレスで仕事もスムーズに進めよう(2017.12月更新)

こんにちは、今日もよろしくお願いします、デザインねこ@toranekodesignです。

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こんにちは。メモ魔→メモ散らかし魔→メモどこいったかわからなくなる魔という具合によく出世するオトコ子分です。

今回は、仕事で取るメモの管理についてまとめてみました。苦手なんです。メモ管理。 普段、僕はちょっとした打ち合わせだったり仕事の流れを組んだり、ラフを描いたりするときなどにはオフィスで使われなくなったB5の用紙を使ってメモを取ります。企画書を書くときはマインドマップを、仕事が漠然としてボリュームが多くやらなければいけないことが見づらくなったらTODOリストを、打ち合わせの中では仕事のメモを、となかなか大量のメモをとりますが、このメモなかなか自分の中でルールが作られていないため、忙しいと、管理不行き届きで、いろんなところに散らばってしまい、結果「どこにいったっけ、、、」となることが多々あります。基本は案件ごとにクリアファイルで仕分けていますが、いかんせん細々した仕事も多く、仕事のファイルの中からそのクリアファイルを探す→ファイルからメモを探す、という流れでなかなかスピーディにメモが見つからないこともしばしば。ということでやはりメモはデータ化した方がいいだろうと考え、何度も試行錯誤を繰り返し今回やっとデジタルでうまく管理できるようになったので紹介します。基本的にスキャンアプリでスキャン→データ化してグーグルドライブの日ごとに分けたファイルへ保存。という流れで行います。もちろん今回も無料で構築できるようにしています。では、散らかしがちのメモ魔さんは必見ですぜ!

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全体の流れ

今回は、使い勝手を意識して、 1. メモを手書きでとる
2. スキャンアプリ「CAMSCANER」で手書きの書類をスキャニング
3. CAMSCANERからGoogle ドライブにデータをpdfまたはjpgで共有
4. 日ごとのフォルダを作りメモが増えるたびにスキャン。
以上が全体の流れです。これでメモを電子化しておけばいつでも呼び出して確認が可能です。「◯月×日にやったあの仕事の打ち合わせのメモを探す」なんてのも簡単にできちゃいます。ちなみにGoogleドライブならクラウドだから、どこからでも確認ができるというメリットも!ここら辺のGoogleドライブを選ぶ理由はまた後に紹介します。 ### 具体的な手順 それでは、画面をもとに具体的な手順を確認していきましょう。まずはCAMSCANERをダウンロードします。 ここで先立ってCAMSCANERの特徴についてまとめておきます。

CAMSCANERの特徴

スマートフォンを使って手軽に書籍・雑誌の切り抜きや書類や名刺、レシート、ホワイトボードなどをスキャンでき、画像の補正まで自動で行いPDFまたはJPEG化できるアプリです。特徴は下記の通り。

・角度補正機能 ・連続撮影機能 ・OCR機能 ・PDF内文字検索機能 ・EvernoteDropboxGoogleドライブなどの各種サービスとの連携 僕も実際に使っていますがかなり使い勝手のいいアプリですね。以前紹介したGoogleのフォトスキャン design-neko.hatenablog.com が写真を撮るスキャナ、こちらが書類を撮るスキャナと分けて使っています。


さて、ではこのアプリを使ってメモをスキャンしていきましょう。

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今回はこちらの手書きメモをシングル撮影でスキャンします。

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撮影すると取り込む範囲が表示されます。ここで修正があればタップして変形しましょう。角度は自動で補正されます。

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こんな感じでスキャンされます。今回は文字を見やすくするためコントラストをつけましたが、写真のような色やコントラストの調整をかけない「自動」のほか「鮮明化」、「白黒」、「グレー」などのさまざまなモードがあります。

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モードを決めたら名称がでている部分をタップして書類の名を任意に変更。

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さらに、スキャン画像を表示したところで、書類に手書きの線をいれたり、マーカーを引いたり、OCR機能を使ったり メモを残したりもできます。

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必要な処理をしたらGoogleドライブへ共有します。スキャンデータの画面から、共有したいデータをひらいて右下の「もっと」をクリック。

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JPEGかPDFを選びます。

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どこに共有するかを選びます。今回はGoogleドライブを選択。

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Googleのアカウントを確認して、マイドライブをタップ

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ドライブ内の任意のファイルを指定します。(僕の場合は「note」というフォルダに「16-11-29」などの日付けごとのフォルダを作りその中に登録しています。

以上が全体の流れになります。ちなみにGoogleドライブを使う理由としては、無料で使えるながらも15GBと容量が多いこと、Googleのサービスなので汎用性が高いことが理由。ノート系のアプリにはEvernoteがありますが、無料で使うEvernoteベーシックは60MBと容量が少ないのと同期できる端末に2台という制限がついているのでこのシステムの候補から外しています。もしEvernoteプレミアムをお持ちの方は、上記の制約がないのでCAMSCANERと使うのをオススメできます。

まとめ

今回はアナログでとる手描きのメモのデジタルでの管理について紹介しました。僕もこれはまだ初めたばかりなのですが、これならなんとかやっていけるかなと思います。机の書類がこれ以上増えないように頑張らねば。今から初めて年末にいらない書類を捨ててしまえば来年からスッキリ仕事をできること間違いなし!!! と、年末の片付けの希望だけを言ったところでこのエントリーはお開き! では、今回はこのへんで。