デザインねこ

現役グラフィックデザイナーがお届けするデザインの時短ネタや参考ネタ、HOW TOなどのお役立ち情報から、ハンドメイド、インテリアや暮らし、ネコとの生活など様々なジャンルの記事を2人と1匹でお届けする(デザインよりの)雑記ブログ。

議事録作成に困ったときに!新人の議事録作りの助けになれば、と議事録の記事を書いてみた

こんにちは、今日もよろしくお願いします、デザインねこ@toranekodesignです。

議事録のまとめはだいたいどこの会社でも新人の仕事かと思います。今の会社でも2年ほど新人さんが議事録をとるところを見ていましたが、会社として議事録の取り方を教えずに丸投げすることが多いなあと感じていました。なんとなく「議事録ぐらいできるっしょ・・・」という感じがする仕事の渡し方なのですが、僕の個人的な経験からすると議事録から学べることはたくさんあります。今回はそんな議事録の取り方をまとめていきたいと思います。

この記事のアウトライン

今回の記事では

❶議事録をとる目的
❷議事録の種類
❸議事録の取り方
❹議事録作成のポイント
❺議事録のサポートツール

という流れで書いていきます。それでは一つ一つ見ていきましょう。

❶ 議事録をとる目的

f:id:toraneko-design:20171214194039j:plain

まずは議事録をなぜとるか?というところから考えていきます。議事録作成の目的としては会議の内容について ・全体への共有化
・責任の明確化
・決定事項の明確化と経過の確認

になるかと思います。それではひとつひとつ確認していきましょう。

 

全体への共有化

会議にはいつも全員が参加できるわけではないので、欠席者にも会議の内容を共有する必要があります。また出席していた人にも会議の内容を再確認してもらう必要があり、全体で足並みをそろえてもらうためにも議事内容を共有します。

責任の明確化

責任の所在を明らかにするというと、ものものしい感じがしますが、会議の中では誰がやるか?いつまでにやるかといったことが決まり、その内容はかなり重要。またこの部分を明確にしておかないと口約束だったり、曖昧になったまま議題にあがった進まないというような状態に陥ってしまうこともあるので、決まったことに対して「誰が」「なに」を「いつまでに」しなければいけないのかという情報をしっかりまとめましょう。

決定事項の明確化と経過の確認

会議で決まったことと決まるまでの経過が確認できるようにします。会議の中では往々にして決まったことに対してケチがつくことがあります。そういった際に「ここに来るまでにこういうやりとりをしてこの結果になっている」という経過と結果を示せるものがあると余計な時間をかけずに済みます。

❷ 議事録の種類

議事録にも種類があり、定例的な会議、プロジェクトを進めるためのチームでのミーティング、ブレーンストーミングのようなアイデア出しの会議もあり、その会議ごとによって話す内容も変わってきます。それによって議事録の取り方も変わってくるので会議に合わせた議事録の作成が必要になってきます。

例えば定例会議では、会議の進行はある程度決まった枠の中で進行するのでその定例の流れに沿った議事録の作成を。決まった流れがあるため議事録作成もかなりラクなのではないかと思います。以前に同様の会議が行われており、 以前の議事録、またはフォーマットがあるはずなのでそれを参考にするとラクにできる可能性が高いです。

プロジェクトミーティングではスケジュールやチームの中での役割分担、なにかアクションを起こすのであればその期限と目標などのTO DOリスト、目標設定が重要な議事録の作成になります。全体として向かう目標、各人がやるべきこととその期限を明確化することが重要になります。

ブレーンストーミングのような会議では、上がってきたアイデアをあげていきます。ブレーンストーミングでは数をだすことも重要になります。発言者がだれかということはあまり重要視されないと思いますが、会議に合わせて発言者の情報が必要かについては念のため確認をとった方がベター。最終的に会議帯のなかでどのようなアイデアに落ち着いたか、もし決まらないようであれば今後どのような方向で考えていくか、宿題としてアイデアを考えていく必要があるかなどは記載しておきたいですね。

❸ 議事録の取り方

f:id:toraneko-design:20171214194136j:plain

議事録の取り方は上記のように会議の特性によっても変わってきますがある程度の「基本」というものも存在します。ひとまずこのマストの内容は押さえておきましょう。

・会議名

・開催日時

・参加者

・会議の議題

・会議の決定事項(話したことや却下されたことなど決定にいたる経過を含む)

・前回からの進捗(長期案件などでは特に確認)

・宿題(いつまでにやるのかも設定)

上記の内容はほぼ必ず必要になってくる項目です。あとは会議の種類によって足し引きして内容を調整していきましょう。必ず忘れてはいけないのは「いつ」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」という項目。決定される内容に対してこれらの項目は必ず網羅するようにしましょう。読んだ人が作成者に質問をせずに理解できるような議事録が好ましいです。

❹ 議事録作成のポイント

f:id:toraneko-design:20171214194158j:plain

話した内容をすべて記載するのではなく、見る人にわかりやすくなるよう「編集」する

とにかく話した内容を一言一句記載するよりも、話している内容を的確に編集し、伝えたいことを簡潔にまとめることが理想。また「こそあど言葉」はどの内容を指しているか確認してから記載します。これは不在のメンバーが後から見てもわかるようにまとめます。また期限も明確に日付に変換することによって、明確化するように心がけましょう。また会議は話し言葉になるのでそのまま文章にすると読みにくくなってしまいますので参加者全員が文章として読みやすくなるように気をつけましょう。

例.あの件については自分の部署で近々ミーティングを行う予定です。来週中には部署の意見をまとめて配信したいと思います。

販促のデザインの件について制作部でミーティングを行い7/26日(金)までに部署の意見をまとめたものをメールにて配信。

というように編集して記載します。(※下線同士は対応させています)文が冗長になると読む気も無くなってしまうので、わかりやすくメリハリの効いた文章を心がけましょう。

議事録のまとめはスピーディに

議事録はなるべく早く共有するもの。はじめのうちは慣れてなかったり確認事項があるので時間がかかってしまうかもしれませんが、できるだけ早くまとめて配信するようにしましょう。議事録は特に鮮度が肝心。時間がたってから参加者に内容の確認をしようとしてもすでに忘れられているようなことがあるとどうしようもなくなりますからね。まずは会議の2~3時間後までの配信を目標としましょう。

会議の環境を事前にリサーチ

会議での環境を事前にリサーチすることは大切です。会議によってはパソコンを持ち込めない(=タイピングの音をたてることが好ましくない会議)もあり、そういったときにはパソコンの持ち込みが難しくなります。このような設備としての環境は把握しておくことは必要です。また、どのような人が参加する会議なのか、偉い人がいるのか、お客さんを含んだ会議なのか、ざっくばらんとした会議なのかといった情報は事前に把握できていると議事録作成に役立ちます。偉い人がいるとその人に最後に意見を仰ぐような流れになりやすく、議事録に流れができ、まとめる際のフォーマットになりやすいかと思います。

以前の議事録を手にいれる

以前の議事録が手に入れば「これくらいのレベルで提出すればいいんだな」ということもわかり、それをベースに議事録をまとめることができるのでぜひ手にいれるようにしましょう。またある程度議事録をまとめられるようになると先輩が書いた議事録のまとめ方やポイントなどが読み解けるようになります。ベンチマークとしても、フォーマットとしても使えるので手にいれるようにしましょう。

また、もし以前の議事録が手に入らなくてもフォーマッとしての機能を求めるだけであればこちらでもダウンロードできます。

http://hatenablog-parts.com/embed?url=https://www.bizocean.jp/doc/category/255/

 

❺ 議事録のサポートツール

会議によってはパソコンを使えない会議もあるのでスマートフォンをつかって録音をするのがオススメ。iPhoneに標準で入っているボイスメモは使い勝手がいいし、議事録の録音であればこちらの記事 design-neko.hatenablog.com では録音から文字起こしまでできるアプリの紹介をしています。いまだに精度は足りないところがあるかもしれませんが、録音と同時に文字起こしができるので、文字起こしが難しくても録音がされているので試してみる価値はあるかもしれません。 ちなみに私はだいたいの打ち合わせ(大小問わず)でとりあえずスマホで録音して話を聞くようにしています。そのほうがノートだけでなく相手の表情などを見ながら打ち合わせすることができるので。

 

まとめ

f:id:toraneko-design:20171214194433j:plain

今回は議事録の取り方についてのまとめでした。議事録は新人さんの登竜門のような仕事としてとらわれがちですが、会話を聞き取って文脈を読み取りまとめる編集力、読みやすくまとめ上げる文章作成能力、さらにスピード感をもって配信する業務遂行能力など、完全にこなすには実はかなりのスキルを擁します。ここらへんのスキルは実際のちのち業務を進めていく中で重要なスキルになってきますので面倒くさいと拒否せずに率先して身につけたほうがいいです。なんせ自分で言ったことや決めたことをすぐ忘れる人、そして気まぐれでものを言う人って会社に入るとかなり多いんです。。。簡易的な議事録を作って配信することで決定事項を確認させて責任の所在をハッキリしておかないと余計な仕事が増やされたり実はやらなくてよかったのに、、、ってことがかなり多いんです。。。もし新人さんがこちらのブログを読んでたらそれとなく心に留めておいてくださいね。

ということで今回はこのへんで。